Er zijn een aantal bekende applicaties van Microsoft waar een hoop mensen dagelijks gebruik van maakt. U kunt daarbij denken aan Word of Excel, maar dat zijn natuurlijk niet de enige programma’s die gebruikt worden van Microsoft Office. Ook Microsoft Access is een programma wat veel gebruikt wordt en een paar handige toepassingen heeft. In deze tekst is het ons doel om u uit te leggen wat het programma precies inhoudt en wat u hier allemaal mee kunt doen. Op die manier bent u geheel op de hoogte van de toepassing en voordelen die het gebruik van Microsoft Access met zich mee brengt.

Wat is Microsoft Access?

Voordat we gaan kijken naar de mogelijkheden van Microsoft Access, is het belangrijk om het programma eens onder de loep te nemen. Wat is Microsoft Access nu precies? In de eerste zin is Microsoft Access een programma om databases mee te maken. Het programma wordt namelijk gebruikt om informatie op te slaan en deze informatie vervolgens te analyseren. Dit alles gebeurt in de zogeheten tabellen van het programma.

Deze bevinden zich op een minder gestructureerde manier ook in Microsoft Excel en daarom wordt er ook vaak een vergelijking gemaakt met de beide programma’s. Toch is Microsoft Access beter gemaakt voor dit soort programma’s door een paar verschillende redenen welke we verderop in dit artikel zullen bekijken. Zo is het bijvoorbeeld zo dat het maken en beheren van grote databases veel makkelijker is in Access dan in Excel. Access heeft daarnaast als belangrijke functie dat er relaties tussen verschillende tabellen gelegd kan worden wat het een goed programma maakt om te analyseren.

Omdat Access geheel ingericht is om databases mee te bouwen, is het natuurlijk ook zo dat er een groot aantal sjablonen in het programma aanwezig zijn om het gebruik nog eenvoudiger te maken.

Gegevens sorteren

Sorteren in het programma werkt vrij gemakkelijk. Het is daarvoor wel nodig dat bijvoorbeeld personen een eigen nummer toebedeeld krijgen. Mensen met eenzelfde naam kunnen niet onderscheiden worden door het programma en daarom kunt u bijvoorbeeld een BSN nummer toevoegen om alsnog de personen te kunnen onderscheiden of is het mogelijk om hier zelf een manier voor te vinden. Bij een klein groepje is het minder aannemelijk dat meerdere mensen dezelfde achternaam delen, maar bij een grotere groep is dat wel mogelijk. Door middel van het toevoegen van een nummer maakt u ook deze personen makkelijker om te vinden en kunt u dus ook geen personen door elkaar halen.

Structuur van gegevens

Maar hoe werkt Access precies? De basis van Access bevindt zich dus in de tabellen. In deze tabellen is het mogelijk om informatie te verwerken. Dit kan bijvoorbeeld een simpel adressenboek zijn, maar het is ook mogelijk om een tabel te vullen met informatie over veel uitgebreidere zaken. Tabellen kunnen dus relaties met elkaar hebben en het is dan ook belangrijk dat dit in de tabellen wordt ingevoerd. Er bevindt zich in elke tabel een veld waar de relatie in ingevoerd kan worden. Mocht er een relatie zijn tussen tabellen en wilt u dat graag aangeven dan is het belangrijk om dit zo goed mogelijk in te vullen. Mocht u dat niet doen dan kan het zijn dat er later in het proces problemen ontstaan over de relaties en dat wilt u natuurlijk voorkomen. De rijen in de tabellen hebben allen een eigen ID nummer. Mocht u willen verwijzen van een andere tabel om de relatie er dus goed in te zetten, heeft u zo’n ID nummer nodig.

Het aanmaken van formulieren

Een andere functie van Access zit hem in de formulieren. Wanneer u een tabel heeft gemaakt is het mogelijk om een formulier van de tabel te maken. Dit is met een eenvoudige interface te realiseren waarmee u alle gegevens kunt invullen en opmaken. Met het aangemaakte formulier kunt u nu eenvoudig nieuwe gegevens invoeren. Handig dus als je binnen de organisatie deze informatie vaker moet gaan verwerken en zonder technische kennis dit wilt uitvoeren. Dat maakt het op die manier dus veel veiliger om in de tabellen te werken. Immers is het niet meer mogelijk om per ongeluk een tabel te verwijderen of andere onregelmatige bewerkingen te veroorzaken. Het is dus aan te bevelen om formulieren te gebruiken om veilig de informatie binnen uw organisatie te verwerken in Access.

Wat maakt Microsoft Access een fijn programma om mee te werken?

Hoe het programma werkt is nu op hoofdlijnen wel duidelijk. Het is dus een programma om een overzichtelijke database te maken voor verschillende doeleinden.

Het aanmaken van formulieren

Wat maakt het programma fijn om mee te werken? Dat is omdat het bepaalde mogelijkheden heeft die het een heel gemakkelijk programma maken om mee te werken. Zoals we net al aangaven kunt u gemakkelijk een tabel invullen en deze koppelen als relatie aan een ander tabel. Daar komt ook nog bij dat u niet de tabel hoeft te openen om bijvoorbeeld een rij toe te voegen, maar ook bepaalde opdrachten kunt geven via zogeheten query’s.

U kunt verschillend acties door middel van query’s uitvoeren. Wilt u bijvoorbeeld een berekening maken van de data die u heeft ingevoegd dan kan dat op die manier. Sorteren op alfabetische volgorde of van groot naar klein is ook mogelijk door middel van een query en daarnaast is het ook mogelijk om een specifieke selectie te maken door middel van zo’n query.

Vervolgens is het dan ook nog eens mogelijk om door middel van deze acties de data te bewerken of te exporteren naar andere programma’s. Op die manier kunt u uw database bijvoorbeeld exporteren naar Word of Excel. Dat maakt het vervolgens weer mogelijk om een rapportage te maken van de data die u verzameld heeft in het programma. Hier opvolgend kunt u met een ander programma er dus weer voor kiezen om een tekst te typen om het gehele dossier compleet te maken. Dit maakt het dus een heel fijn hulpmiddel om een geheel rapport te schrijven en er ook nog data aan toe te voegen.

Tabellen en administraties koppelen

Nog een manier om verwijzingen toe te voegen aan Access is door middel van verwijzingsvelden. Iemand die werkt bij een informatiebalie kan zo’n tabel bijhouden en deze vervolgens koppelen aan een andere tabel . Wellicht spreekt zij een collega van het bedrijf die in de database vermeld wordt. Zij kan dan haar notities over het gesprek koppelen aan een nummer wat hoort bij de werknemer in de andere tabel. Vervolgens kan een andere collega hetzelfde doen en zo ontstaat er dus een tabel van notities die gekoppeld is aan een tabel van personen.

Wanneer iemand van de afdeling HR of een manager dan vervolgens alle notities erbij wilt halen, kan dit gemakkelijk via een query over beide tabellen. Op die manier wordt het dus voor een bedrijf handig om verschillende soorten van nformatie gekoppeld te hebben om direct verschillende gegevens op te vragen wanneer een bepaald persoon belt. Stel dat er een adres opgehaald moet worden dan kan dit, maar ook de aantekeningen van een voorgaand gesprek kunnen gemakkelijk opgehaald worden zodat de persoon die de telefoon aanneemt weet waar het gesprek van de week ervoor over ging en dit zo kan overnemen. Al met al biedt het gebruik van Access dus een hoop voordelen en kan het bepaalde werkzaamheden een stuk eenvoudiger maken.

Waarom gebruik maken van Access en niet Excel?

Zoals we al aangaven zitten er een hoop overeenkomsten tussen het gebruik van dit programma en het gebruik van Microsoft Excel. Beiden maken immers gebruik van tabellen en kunnen gebruikt worden voor het opslaan van gegevens, maar wat maakt Access dan fijner in het gebruik?

Het grootste voordeel wat Access prettiger in het gebruik maakt, is dat er minder kans is om fouten te maken. Dat komt natuurlijk doordat de tabellen niet geopend hoeven te worden wanneer u een kleine aanpassing wil doen of een rij wil toevoegen. Dit maakt het niet alleen veiliger in gebruik voor u zelf, maar ook voor alle collega’s die met het programma moeten werken. Ook is het in dit programma eenvoudiger om de verschillende tabellen met elkaar te verbinden. Dat maakt ook de mogelijkheid tot fouten veel kleiner en dat maakt het dus een veel veiliger programma om mee te werken. De informatie die over uw bedrijfsvoering wordt opgeslagen is gewoon beter beschermd.

Een andere reden waarom Excel minder fijn werkt dan Access zit hem in de productiviteit van het programma. Door te werken met de formulieren in Access is het veel makkelijker om iets te wijzigen. Binnen Excel is het gewoon platte test wat moet bijgewerkt en fouten zijn hier sneller gemaakt. De productiviteit van werknemers zal dan ook een stuk hoger liggen wanneer er gebruikgemaakt wordt van Access.

Ook zoals we eerder al aangaven is het veiliger om gebruik te maken van Access omdat het maken van fouten veel moeilijker is. Het oplossen van een fout kan een hoop tijd kosten en daardoor is de productiviteit in dat opzicht ook hoger. Er is minder tijd nodig om problemen op te lossen.

Een laatste voordeel van het programma zit hem in de overzichtelijkheid. Bij Excel is deze namelijk veel minder aanwezig. Wat u invult is ook daadwerkelijk wat er in het programma staat en dat maakt het direct duidelijk en overzichtelijk wanneer u op zoek bent naar bepaalde gegevens die in het programma moeten staan. Doordat Acces ook een veel betere manier van visualiseren heeft, is het veel overzichtelijker voor de medewerkers die op zoek zijn naar gegevens omdat zij deze direct kunnen inzien wanneer zij dus weten met welke relatie er gezocht moet worden.