Wat is Office 365?

Er zijn tegenwoordig erg veel programma’s die wij kunnen gebruiken om teksten te noteren, administratie bij te houden en presentaties te maken, maar de programma’s van Microsoft Office zijn tot nu nog steeds enorm populair. Met die reden heeft Microsoft dan ook Microsoft Office 365 uitgebracht. Toch is Office 365 niet voor iedereen bekend en weet dus ook niet iedereen wat dit inhoudt. Dat gaan we aan u uitleggen. We gaan u vooral uitleggen wat Office 365 precies is, waar u Office 365 precies voor kunt gebruiken, maar natuurlijk ook waarom Office 365 in deze tijd vaak gebruikt wordt.

Allereerst gaan we aan u uitleggen wat Office 365 precies is. De naam komt uiteraard van het aantal dagen wat er in een jaar zit. U kunt ook al deze dagen gebruik maken van de services die het programma aanbiedt.

Office 365 is namelijk een pakket van verschillende programma’s en internetdiensten die gezamenlijk voor één prijs aangeboden worden door Microsoft. In dit pakket vinden we natuurlijk een aantal programma’s die voor veel mensen al bekend zijn en veel gebruikt worden. We hebben het dan over Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook en Microsoft Powerpoint.

Eerder konden deze programma’s los gekocht worden en vervolgens gebruikt worden op een aantal apparaten. Dat kan nog steeds, maar het is nu dus ook mogelijk om een pakket van deze producten, en andere toevoegingen, gezamenlijk te gebruiken voor een bepaald bedrag per maand.

Er zijn verschillende pakketten die dan ook verschillende programma’s aanbieden en daarnaast is er nog een pakket die alleen apps aanbiedt. Hierin vindt u dus de bekende programma’s die wij net al benoemd hebben, maar daarnaast vindt u bijvoorbeeld ook een cloudopslagdienst.

Allereerst natuurlijk de bekende programma’s die we al benoemd hebben en dan de versie uit 2021. U kunt hierbij dus denken aan Word, Excel, Powerpoint, Outlook Office 365 en Skype. De software van deze programma’s kunt u installeren op uw computer of mac en u kunt er zoveel gebruik van maken als u wilt.

Allereerst is dit fijn omdat u de nieuwste versie van deze programma’s kunt gebruiken en deze ook ge-update worden. U schaft dus niet een programma aan, maar kunt telkens gebruik maken van de nieuwste versie van uw favoriete Microsoftprogramma. Wanneer u het in een bedrijf gebruikt, weet u ook nog eens zeker dat iedereen in het bedrijf dezelfde versie gebruikt.

Microsoft Office Online

Bij Microsoft Office Online kunt u gebruik maken van de programma’s die we hierboven hebben benoemd, maar dan in een webbrowser. Mocht u gebruik maken van een computer waar de programma’s niet op geïnstalleerd zijn, kunt u inloggen via een webbrowser en gebruik maken van Word, Excel, Powerpoint, OneDrive en Outlook. Hierdoor heeft u altijd de programma’s bij de hand. U logt hiervoor in via de portal Office 365 en kunt dan direct gebruik maken van de verschillende programma’s.

Microsoft Office Mobile

Tegenwoordig wordt er steeds meer gebruik gemaakt van mobiele telefoons en ook Microsoft speelt hier op in met Office. Zo kunt u met het Office 365 pakket dus ook gebruik maken van Microsoft Office Mobile.

Via een app maakt u gebruik van Word, Excel of Powerpoint en kunt u door middel van touch gebruik maken van de programma’s. U werkt dan aan uw presentatie via Powerpoint of administratie via Excel en slaat het gemakkelijk op. Wanneer u dan achter een computer zit, kunt u uw werk weer openen en er verder aan werken.

Onedrive

Er wordt tegenwoordig veel gebruik gemaakt van online opslag, wat we ook wel clouddiensten noemen. Dit is een opslag die dus niet fysiek, maar online is. Hierdoor heeft u altijd uw opgeslagen documenten bij de hand. Of dit nu via uw mobiele telefoon is of via een computer waar u op inlogt. Ook kunt u bestanden en mappen delen met collega’s of vrienden waardoor zij toegang krijgen en met u mee kunnen kijken. Dit geldt niet alleen voor zakelijke documenten.

Hier kunt u bijvoorbeeld ook uw favoriete foto’s en video’s op te slaan zodat u altijd zekerheid heeft dat deze opgeslagen zijn. Daarnaast is het ook nog eens zo dat u een back-up van de gegevens van uw computer op de online cloud kunt laten maken. Hiermee heeft u dus altijd de laatste documenten van uw computer op de cloud staan en kunt u bij problemen deze weer terug laten zetten op uw computer.

Microsoft Exchange Online

Office 365 biedt daarnaast de mogelijkheid tot Microsoft Exchange Online. Dit is een Exchange server voor u bedrijf die u de mogelijkheid biedt om ook alles met elkaar te synchroniseren. U kunt zowel uw eigen mail beheren als de mail van uw bedrijf en daarnaast kunt u deze mailboxen delen met uw collega’s. Taken, contacten en agenda’s worden ook met elkaar gesynchroniseerd zodat u hier altijd bij kunt. Uw collega’s kunnen in uw agenda kijken en direct zien of u in een bespreking bent of niet. Daarnaast kunnen zij ook in uw agenda kijken om een afspraak in te plannen.

Heeft u Exchange op uw telefoon ingesteld dan krijgt u direct een melding van de afspraak die in uw agenda is geplaatst. Op die manier bent u en zijn uw collega’s dus altijd op de hoogte van de gegevens die zich in uw agenda bevinden. In exchange is er daarnaast de mogelijkheid om een back-up van de mail te laten maken. Hierdoor heeft u altijd alle mails bij de hand en mocht er iets mis gaan met uw mail, heeft u altijd nog een back-up van alle mails.

Hoe werkt Office 365?

Via de site van Office 365 kunt u een account aanmaken en vervolgens kiezen voor een van de pakketten. Vervolgens kunt u gebruik maken van de programma’s zoals wij deze hierboven hebben omschreven. Voor uzelf, maar natuurlijk ook voor uw collega’s of eventueel familieleden.

Het gemak in Office 365 zit hem ook in de eenvoud van delen. Zo kunt u namelijk heel makkelijk verschillende documenten delen met de medegebruikers van Office 365. Wanneer u bezig bent met een document en hier niet helemaal uit komt, kunt u deze delen met uw collega en kan deze hier verder in gaan zonder dat er gegevens verloren gaan.

Waarom gebruik maken van office 365 en niet van Microsoft office

Nu is er natuurlijk altijd nog de vraag waarom u beter gebruik kan maken van Office 365 dan van Microsoft Office. Deze laatste is namelijk een pakket van een aantal van de programma’s die we zojuist hebben besproken waar u eenmalig een bedrag voor betaalt. Is dit dan voordeliger dan wanneer u gebruik maakt van Office 365? In sommige gevallen wel. Het ligt er natuurlijk net aan hoe lang u gebruik maakt van de programma’s. Toch biedt Office 365 wel veel meer voordelen.

Allereerst natuurlijk doordat deze altijd binnen uw pakket update. Hierdoor heeft u altijd de nieuwste versie zonder dat u hiervoor extra moet betalen. Ook biedt Office 365 een aantal meer opties.

Dit zijn bijvoorbeeld de mobiele apps. Deze heeft u namelijk niet bij Office 2019. Ook is het niet mogelijk om de programma’s op meer dan 1 computer te installeren. Mocht u Office thuis willen gebruiken, kunt u met Office 2019 de programma’s op maximaal 1 computer installeren terwijl u Office 365 op 5 verschillende apparaten tegelijk kunt gebruiken zonder problemen.

Online opslag is niet inbegrepen bij de gebruikelijke versie van Office. Bij Office 365 is dit wel het geval. U krijgt namelijk 1 TB aan opslag in Microsoft OneDrive per persoon.

Mocht u technische hulp nodig hebben bij Office 2019 dan kunt u deze alleen inschakelen voor de installatie. Wanneer u een abonnement voor Office 365 heeft, kunt u altijd contact opnemen voor technische ondersteuning met Microsoft. Deze hulp is kosteloos en geldt niet alleen voor ondersteuning bij de programma’s, maar kan ook gelden voor problemen over u abonnement of betalingen.

Zoals u merkt zitten er dus ook een hoop voordelen aan het feit dat u kiest voor een abonnement tegenover een eenmalige betaling voor de programma’s.

Wat kost office 365?

Hoeveel office 365 precies kost, heeft te maken met welk abonnement u precies neemt. Er zijn namelijk verschillende office 365 business pakketten.

Denkt u hierbij aan een basispakket, een gewoon business pakket of een office 365 business premium pakket. In deze verschillende pakketten worden verschillende programma’s aangeboden. U betaalt dan een vast bedrag per gebruiker van het programma. Ook kunt u nog kiezen tussen een jaar- of een maandabonnement. U betaalt namelijk minder wanneer u een jaarabonnement per maand betaalt in plaats van een maandabonnement die maandelijks opzegbaar is. Op die manier kunt u dus office 365 zakelijk gebruiken. Er zijn drie verschillende pakketten.

Naast pakketten die voor business gemaakt zijn, zijn er ook nog pakketten voor thuis. Deze noemen we Office 365 family. Deze office 365 personal is ideaal om thuis te gebruiken. U kunt namelijk niet alleen zelf gebruik maken van Office 365, maar het wordt ook aangeboden voor 2 tot 6 mensen. Deze kunnen allemaal de programma’s gebruiken op verschillende apparaten. U betaalt ook minder voor dit pakket dan wat u betaalt voor een business pakket. Dat houdt dan wel weer in dat er minder programma’s zijn waar u gebruik van kunt maken, maar in de meeste gevallen gaat dit om programma’s die u toch niet thuis veel zal gebruiken.

Office 365 in uw bedrijf?

Waarom is Office 365 interessant voor een bedrijf? Allereerst door het brede aanbod van de verschillende pakketten. Hierdoor heeft u de keuze uit verschillende pakketten die tussendoor ook nog eens aangepast kunnen worden. Ook kunt u tijdens uw abonnement gemakkelijk gebruikers toevoegen. Stel dat uw bedrijf groeit, kunt u dus ook gebruikers toevoegen en wanneer uw bedrijf kleiner wordt, kunt u ook weer gebruikers verwijderen uit uw abonnement. Hierdoor beweegt het abonnement van Office 365 dus met uw bedrijf mee.

Wat ook handig is in uw bedrijf is het gemak waarmee u documenten kunt delen met uw collega’s. Hierdoor zijn zij al snel op de hoogte van het document wat u wilt delen en kunnen zij dingen toevoegen wanneer u dit wil. Updates in de programma’s worden automatisch uitgevoerd zodat u nooit achterloopt en het gebruiken van de cloud is op zo’n manier beveiligd dat het heel veilig is om online gebruik te maken van een opslag. Mocht u een bedrijf hebben dat veel thuis werkt of waarbij collega’s veel onderweg zijn, is het ideaal dat zij digitaal bij alle programma’s kunnen en bij de cloud kunnen. Hierdoor is er nauwelijks iets van de afstanden te merken.

Office 365 tot slot

Zoals u merkt is er veel mogelijk wanneer u gebruik maakt van Office 365. Of het nu gaat om het gebruik in uw bedrijf of bij u thuis. Toch kan het zijn dat het heel veel informatie voor u is en er nog steeds dingen niet geheel begrijpt. Dan is een Office 365 training een ideale manier om er achter te komen wat u nu eigenlijk allemaal kan wanneer u gebruik maakt van het programma.

Hierdoor kunt u er namelijk ook achter komen of het iets voor u is. Aangezien het een veelomvattend programma betreft, kan dit overweldigend zijn en de training zorgt ervoor dat u er achter komt wat u precies met Office 365 kunt, maar ook of het de moeite waard is voor uw bedierf of voor bij u thuis. Microsoft Office 365 is een manier om de favoriete programma’s van Microsoft Office te gebruiken en op een moderne manier toe te voegen aan uw bedrijf of computer thuis. Hierdoor maakt u niet alleen gebruik van het programma, maar kunt u dus ook gebruik maken van vele extra’s.