5 tips voor het bouwen van een intranet in Office 365

1. Maak een plan

Uw intranet is een geweldige manier om de interne communicatie en samenwerking voor uw medewerkers te verbeteren. Ze vinden er bedrijfsinformatie, communiceren en voegen er belangrijke informatie over hun projecten aan toe.

Met een modern intranet kan iedereen in uw bedrijf zich efficiënt en geïnformeerd voelen over evenementen, projecten en conferenties, wat zelfs werknemers op afstand ten goede komt.

Intranetten zijn geweldige informatiebronnen voor werknemers om meer te weten te komen over uw organisatie en haar diensten. Het moet zo worden georganiseerd dat uw medewerkers op de hoogte blijven welke nieuwe producten en projecten zich voordoen.

Om een basis intranet ontwerp samen te stellen met alle toepassingen die u nodig hebt, moet u eerst weten wat essentieel is voor een minimaal levensvatbaar intranet. De meeste van uw gebruikers zullen niet weten wat er ontbreekt of wat ze werkelijk nodig hebben totdat het intranet is gebouwd. Overweeg om een prototype te bouwen voordat u vragen gaat stellen, want misschien krijgt u pas antwoord als het prototype goed bekeken is.

Gebruik hiervoor SharePoint en PowerPoint om het eerste project in te richten.

2. Gebruik nuttige apps die alle teams nodig hebben

Als je eenmaal je prototype hebt gebouwd en de belangrijke vragen hebt gesteld, kun je in je intranet de apps vinden die je nodig hebt.

U hebt een documentbibliotheek nodig die de informatie bevat die medewerkers nodig hebben. U hebt ook een zoekfunctie nodig om het intranet te doorzoeken.

Voeg filter weergaven toe zodat documenten kunnen worden gesorteerd op afdeling, type document of zelfs op naam van de medewerker.

U moet een aangepaste lijst met FAQ’s toevoegen. Dit document zal sporadisch moeten worden herzien om er zeker van te zijn dat u de vitale behoeften van uw medewerkers aanpakt.

3. Bouw afdeling pagina’s

Nadat u de intranet site en alle apps hebt gebouwd, moet u nadenken over manieren om uw gegevens weer te geven, zodat ze bruikbaar zijn voor uw teamleden. Als u een pagina wilt maken waarop informatie over een afdeling wordt gedeeld, kan dit belangrijke inhoud zijn voor het personeel. Teamleden moeten weten wat relevant is voor elke afdeling.

Afdeling Pagina’s kunnen via SharePoint worden gebouwd met behulp van de Site Pages. Deze bibliotheek bevat ook al het nieuws dat u vanaf uw startpagina toevoegt. Neem een banner op aan de bovenkant en voeg vervolgens wat afbeeldingen en content toe op uw afdelingspagina.

Voor elke afdeling moeten bedrijfsdocumenten worden gefilterd. Neem een FAQ-lijst op met een filter, zodat elke afdeling de informatie krijgt die ze nodig hebben. Er moet ook een sectie zijn met de contactpersonen binnen het team.

4. Stel duidelijke navigatie en machtigingen in

De navigatie op uw site zal op elke pagina van uw site zichtbaar zijn. De bovenste navigatiebalk moet de belangrijke items bevatten die iedereen overal op uw site moet kunnen vinden, terwijl het ook helpt om tijd te besparen bij het zoeken.

Neem in uw navigatie links op naar specifieke informatie en sites voor werknemers. Deze moeten informatie bevatten over personeelszaken, informatie om contact op te nemen met andere kantoren en alle informatie over vacatures voor ambitieuzere teamleden.

Het zou goed zijn om hier links naar alle andere afdeling pagina’s op te nemen. Dit helpt om alle medewerkers met elkaar in contact te brengen en op de hoogte te houden. Het laat ook iemand weten wat er op een andere afdeling gebeurt in het geval er een nuttige overlapping is.
Je zou ook feedback en ondersteunende links moeten opnemen. Zo voorkomt u dat uw HR- en support afdelingen onnodige telefoontjes van medewerkers die eenvoudige vragen stellen, moeten beantwoorden.

5. Train uw team

Nadat u uw intranet hebt opgebouwd, zorgt u ervoor dat u ieders Microsoft-accounts integreert. Dit zorgt voor een naadloze overgang van het werken met hun individuele accounts en e-mail naar het werken met het intranet. Vervolgens kunt u iedereen voorzien van een login en een teamtraining geven.

Uw teams moeten in staat zijn om het intranet te gebruiken en bij te werken. Anders zal het mislukken en zal niemand het gebruiken.

Laat eigenaren van content weten hoe ze de site moeten onderhouden en optimaliseren. Als dit de eerste keer is dat ze met SharePoint werken, loop dan met hen door het proces.

Dan moet u ze door de basis site en de structuur laten lopen. Laat ze weten wat de verschillende apps zijn, hoe ze content kunnen uploaden en verwijderen en welke delen van de pagina met het web verbonden zijn.

Laat ze vervolgens door de verschillende filters en groeperingen lopen, zodat ze begrijpen hoe het voor hen nuttig zal zijn. Ga door de navigatie en de links, zodat ze weten hoe het allemaal in elkaar zit.

Sommige bedrijven laten hun medewerkers de projectmanagement uren in het intranet registreren om ze minstens één keer per week te laten gebruiken.

Houd een soft launch voor slechts een paar gebruikers om te zien hoe mensen het leuk vinden en wat hun feedback is.

U kunt het dan verbeteren voordat het de rest van het bedrijf raakt. Hoe meer tijd je besteedt aan het vormgeven en trainen van de site, hoe nuttiger het zal zijn voor iedereen.

Een intranet site houdt iedereen bij elkaar

In tijden dat u uw teams op afstand laat werken, is een intranet-website belangrijker dan ooit. Het is een kritisch communicatiemiddel dat de betrokkenheid van werknemers verbetert door iedereen te laten weten waar iedereen is, waar ze aan werken en zelfs persoonlijk nieuws dat iedereen op de hoogte houdt.

Als u nog steeds bezig bent met het opbouwen van uw team op afstand, bekijk dan onze trainingen voor nog betere ondersteuning.