Wat is Sharepoint en wat kun je ermee?
Wanneer we kijken bij verschillende bedrijven zien we bij de meeste van deze bedrijven dat zij werken met een privaat netwerk. Dit is om informatie met elkaar uit te wisselen waarbij het belangrijk is dat deze informatie alleen binnen de organisatie blijft. Binnen deze omgeving wordt dan ook verschillende informatie gedeeld met de medewerkers. Zo vindt u hier bijvoorbeeld een agenda en een plek waar nieuws gedeeld kan worden. Dit noemen we intranet. Mocht u op zoek zijn naar een goedwerkende intranet dan is het zeker de moeite waard om eens na te denken over Microsoft Sharepoint. Intranet is namelijk een van de populairste en meest gebruikte toepassingen van Microsoft Sharepoint, maar je kunt er nog veel meer mee. We gaan aan u uitleggen wat dit is, waarom Microsoft Sharepoint een keuze is die u kunt maken en wat de voordelen zijn van Microsoft Sharepoint.
Wat is Microsoft Sharepoint?
Eerst is het dan belangrijk om aan u uit te leggen wat Microsoft Sharepoint precies is. Om een eenduidige uitleg te geven over wat het programma precies is, is vrij lastig. Voor het ene bedrijf is het namelijk een intern netwerk die bedoelt is voor informatie uitwisseling waarbij het voor een ander bedrijf gebruikt wordt voor documentopslag. De makkelijkste uitleg die we kunnen geven is dat Microsoft Sharepoint als het ware een omkadering is van het maken van een website die het mogelijk maakt om digitaal samen te werken en informatie uit te wisselen binnen een organisatie. Zoals we eerder al aangaven wordt dit vaak ook intranet benoemd binnen een organisatie. Bestaan er ook dit soort sites die gemaakt zijn voor intern en extern? Ja zeker, dan noemen we het alleen een extranet. Het is dus een programma wat ontzettend veel omvat en daarom gaan we kijken naar de verschillende manieren waarop u Microsoft Sharepoint kunt gebruiken zodat we makkelijker kunnen laten zien wat het programma allemaal kan.
Contentmanagement in Microsoft Sharepoint
Een veelgebruikte toepassing van Microsoft Sharepoint is contentmanagement. Dat moeten we even uitleggen. Content is de Engelse vertaling van inhoud. Het managen van deze content is het hele proces wat begint bij het creatieve gedeelte. Hiermee bedoelen we het maken van de content. Vervolgens kan het zijn dat er nog dingen aangepast moeten worden of toegevoegd moeten worden door een collega en deze stuurt vervolgens het aangepaste document weer terug. Daarna wordt het document gepubliceerd. Vaak moet dit vrij omslagtig waardoor het mogelijk is dat je het verkeerde bestand verzend of de collega die het aanvult een ander bestand terugstuurt.
Microsoft Sharepoint zorgt er voor dat al deze taken binnen eenzelfde omgeving kunnen plaatsvinden. U kunt hierbij dan denken aan het opslaan van het document, de mogelijkheid voor uw collega om het document te openen en deze aan te passen en natuurlijk verschillende manieren om te zoeken tussen de opgeslagen documenten. Daarnaast is er een rechten-structuur ingebracht. Die maakt het mogelijk om aan bepaalde gebruikers rechten te verlenen zodat niet iedereen bij alle bestanden kan, maar het wel mogelijk is voor bepaalde collega’s om bij deze bestanden te kunnen. Het is dus niet alleen heel handig, maar ook heel veilig. Normaliter is het zo dat iemand die zich bezighoudt met content management in verschillende applicaties bezig is. Het versturen van het document gebeurt bijvoorbeeld in een ander programma dan het aanpassen en opslaan van het document. Wanneer u lokaal iets opslaat, hoeft het niet te betekenen dat iedereen daar direct bij kan. Via Sharepoint wel en dan om precies te zijn de collega’s die er bij moeten kunnen om het proces zo makkelijk mogelijk te laten verlopen. Een van de toepassingen van Microsoft Sharepoint is dus het managen van contact in een fijne en veilige omgeving.
Microsoft Sharepoint als intranet gebruiken
We gaven het in de introductie al even aan. Het gebruiken van Microsoft Sharepoint als beveiligde omgeving binnen een organisatie. Ook wel intranet genoemd. Dit is een gedeelde veilige omgeving waar alle werknemers binnen uw bedrijf informatie met elkaar kunnen uitwisselen en daarnaast ook documenten met elkaar kunnen uitwisselen. Intranet wordt bijvoorbeeld veel gebruikt om aankondigingen en nieuws met elkaar te delen. Zo ziet het er bij de een organisatie bijvoorbeeld uit als een startpagina met informatie over het bedrijf en nieuwsitems, maar kun je er ook documenten op delen die gemaakt zijn voor nieuwe werknemers. Denk hierbij aan trainingen van programma’s die veel gebruikt worden in de organisatie of een organogram van hoe de organisatie precies is opgedeeld.
Het programma is dus eigenlijk heel veel en wanneer het gebruikt wordt als intranet heb je niet alleen de mogelijkheid om nieuws of informatie met elkaar te delen, maar is het ook een document opslag waar documenten met elkaar gedeeld kunnen worden. Ook hier is het mogelijk om verschillende gebruikers ook verschillende rechten te geven zodat niet iedereen alles kan wijzigen, maar dit beperkt is tot een aantal werknemers die hiervoor aangenomen kunnen zijn. Daarnaast heeft Sharepoint, net als bij het gebruik als content management systeem, hier ook een geavanceerd zoeksysteem wat het mogelijk maakt om niet alleen te zoeken op woorden die op de pagina zelf staan, maar ook woorden die in de documenten staan die geüpload zijn op het intranet. Dit maakt het gebruiken van Microsoft Sharepoint als intranet dus een fijne en efficiënte manier van werken.
Microsoft Sharepoint gebruiken als Business Intelligence
Ook is het mogelijk om Sharepoint te gebruiken om analyses te maken over het bedrijf en door deze analyses het bedrijf te verbeteren. Dit noemen we Business Intelligence. Met deze toepassing kun je er namelijk achter komen wat er allemaal in het bedrijf gebeurt en in analyses zetten wat er verbeterd zou kunnen worden. Toch is het maken van die analyses nog best veel werk en dat komt dan vooral omdat u verschillende programma’s moet gebruiken om een analyse te doen, deze vervolgens uit te werken en dan ook nog in een rapport bij elkaar te voegen. Microsoft Sharepoint maakt dit een stuk makkelijker en dat komt omdat het al deze programma’s bij elkaar voegt. In plaats van dat je verschillende programma’s moet gebruiken om tot hetzelfde resultaat te komen, kan Sharepoint dit voor u bundelen om het efficiënter en gemakkelijker te maken. Dat komt omdat Sharepoint bijvoorbeeld gebruik kan maken van integratiemogelijkheden met andere Office programma’s Denk hierbij aan Word of Acces. U hoeft dus niet meer handmatig al deze werkzaamheden omtrent de Business Intelligence te verwerken omdat dit simpelweg plaatsvindt binnen de Sharepoint omgeving. Sharepoint kan eenvoudig de informatie uit de analyses halen en hier dus een rapport over maken.
Ook is het mogelijk om bepaalde mensen rechten te geven zodat het programma direct weet dat deze mensen het rapport moeten krijgen. Het scheelt dus ook een hoop handelingen omdat u niet eerst zelf het rapport moet opslaan om deze vervolgens naar de juiste mensen te verzenden. Dat maakt het daarnaast veiliger omdat u op die manier ook zeker weet dat de juiste mensen de juiste informatie ontvangen.
Microsoft Sharepoint als opslag voor documenten
Ook kunt u Microsoft Sharepoint nog gebruiken als document opslag. Het programma werkt namelijk met een cloud waar het mogelijk is om verschillende documenten op op te slaan. Dit worden ook wel de libraries in Sharepoint genoemd. Hierin kunnen natuurlijk Microsoft bestanden opgeslagen worden die gemaakt zijn in Word of Excel, maar het is ook mogelijk om hierin andere bestanden op te slaan zoals foto’s of video’s die u met uw smartphone heeft gemaakt. De libraries maken het een overzichtelijk geheel die het mogelijk maken om gemakkelijk te zoeken tussen alle bestanden die opgeslagen zijn. Dit is dus een toepassing die zowel handig is voor thuis als voor op uw werk.
Wat zijn de voordelen van Microsoft Sharepoint?
Het grootste voordeel van het programma is natuurlijk dat deze hartstikke veelzijdig is. Het programma biedt een hele hoop opties om het werk binnen een bedrijf veel gemakkelijker te maken. Toch hoeft het niet zo te zijn dat u ook alle opties gebruikt. Wanneer u het alleen wilt gebruiken voor een Intranet binnen het bedrijf, is dat ook voldoende. Het programma is niet alleen sterk in zijn geheel, maar ook de losse onderdelen die het programma omvat maken het fijn om dit te gebruiken.
Een ander voordeel is dat het een hoop programma’s bundelt. Bijvoorbeeld wanneer we kijken naar de Content management systemen en het Business Intelligence systeem. Vaak moeten er voor beide toepassing verschillende applicaties gebruikt worden zodat het goed werkt en Sharepoint maakt het mogelijk om al deze applicaties te bundelen tot een applicatie. Dit scheelt ten eerste een hoop werk en maakt alles een stuk efficiënter, maar zorgt er tevens voor dat u geld kunt besparen. U hoeft namelijk niet meerdere programma’s te kopen om iets binnen de organisatie te kunnen doen, maar kunt alles omvatten in een groot programma. Ook scheelt dat vervolgens weer administratie wat bijgehouden moet worden voor het kopen of huren van de verschillende programma’s.
Nog een voordeel zit hem in de cloudtoepassing. Omdat Microsoft Sharepoint werkt met een cloud, is het programma overal te bereiken. Dit maakt het dus een goede optie om het op kantoor te gebruiken, maar ook juist om buiten de organisatie te gebruiken. Wellicht heeft u werknemers die op locatie iets moeten laten zien of gaat u zelf locaties af binnen het bedrijf. Ook zitten we in een periode waarin mensen steeds meer thuis gaan werken en dus wellicht helemaal niet meer op de locatie hoeven komen. Ook op dat moment is Sharepoint dus ideaal omdat het ook niet nodig is voor een collega om op het kantoor te verschijnen.
Kan iedereen Microsoft Sharepoint zomaar gebruiken?
Zoals u wellicht al gelezen heeft, kan het gebruik van Sharepoint vrij ingewikkeld zijn. Toch is het niet zo dat het programma alleen maar gebruikt kan worden door professionals. Het ligt er maar net aan waar u het programma voor wilt gebruiken. Zo is het als intranet oplossing heel gemakkelijk in gebruik voor de werknemers die lezen op intranet, maar content management is een andere tak van sport. Gelukkig zijn er een hoop verschillende trainingen om het programma alsnog te kunnen gebruiken. Zo kunt u uzelf of eventuele collega’s en werknemers ook kennis laten maken met het programma en alles wat het kan doen binnen een bedrijf. Daarnaast heeft het programma ook zoveel functionaliteiten dat het best handig is om hiervoor een training te volgen.
U wilt er natuurlijk dan ook zoveel mogelijk uit kunnen halen en hoe meer u over het programma weet, hoe meer u uit het programma kunt halen. Daarnaast bieden wij vanuit TailorIT verschillende trainingen aan waarin alles geleerd kan worden over Sharepoint. Ook daar kunt u dus nog veel informatie uit halen over het product en wat het inhoudt.
Conclusie
Het is onmogelijk om een korte zin aan te geven wat Microsoft Sharepoint allemaal kan doen. Hiervoor is het dus belangrijk om te kijken wat u met het programma wil doen. Bent u op zoek naar een manier om snel en efficiënt content te publiceren waarbij het mogelijk is om informatie met collega’s uit te wisselen? Dan is Sharepoint daar zeker geschikt voor.
Bent u op zoek naar een manier om een analyse te maken over uw bedrijf waarin u efficiënt wil werken en niet afhankelijk bent van verschillende programma’s? Ook dan is Microsoft Sharepoint het uitgewezen programma voor in uw bedrijf. Ook als intranet wordt het programma dus veel gebruikt en dat is zelfs een van de meest populaire functies.
Het is dus niet een programma wat een bepaalde functie kan uitvoeren, maar het is een programma dat gebruikt wordt zoals u wilt dat deze gebruikt wordt en dat is bijna de enige manier om het te omschrijven. Het is vooral een manier om efficiënter te werken en om verschillende hulpmiddelen bij elkaar te binden. Dit maakt het niet alleen overzichtelijker, maar vaak ook besparend op de kosten doordat er minder programma’s gekocht of gehuurd hoeven te worden binnen een bedrijf.
