Power Automate: alles automatiseren wat tijdrovend of repetitief is
Ben je het beu om steeds opnieuw dezelfde repetitieve taak uit te voeren? Wil je de afdelingen in je bedrijf beter laten samenwerken? Power Automate is de tool die IT gigant Microsoft heeft ontwikkeld om geautomatiseerde workflows tussen apps en services mogelijk te maken. Wat je rol in het bedrijf ook is, met deze tool van Microsoft kun je bedrijfsprocessen soepeler laten verlopen.
Geautomatiseerde workflows tussen apps en services, wat bedoelen we daarmee?
Als we apps vernoemen, dan hebben we het over typische Microsoft-producten zoals Excel, Outlook, maar ook bijvoorbeeld Teams of X (het voormalige Twitter). Services zijn dan weer typische online platforms zoals SharePoint of Dropbox. Een heel eenvoudig voorbeeld van een geautomatiseerde workflow gaat als volgt: je plaatst een bestand op SharePoint en als gevolg daarvan krijgt iedereen in je organisatie een e-mail of een Teams-bericht. Zoals je ziet, beperkt de werking zich niet tot enkel Microsoft-producten.
Bedrijfsprocessen aanzienlijk verbeteren en versnellen
We noemen het bovenstaande voorbeeld eenvoudig, maar je bent al snel verrast hoe dergelijke workflows het leven gemakkelijker kunnen maken of op zijn minst de processen in je bedrijf aanzienlijk kunnen verbeteren. Een ander voorbeeld is bijvoorbeeld dat de app een registratie in een Excel-file maakt op het moment dat je bedrijf vernoemd wordt op een sociaal medium zoals X. Je kan alles wat maar enigszins tijdrovend of repetitief is laten automatiseren.
Wat zijn de voordelen van Microsoft Power Automate?
Het gebruik van deze app heeft heel wat voordelen. Waar je vroeger een groot scala aan tools en vaardigheden nodig had om bedrijfsprocessen te automatiseren, is nu alles gegroepeerd in een centrale tool. Hier noemen we enkele van de voordelen.
Betere samenwerking tussen verschillende departementen in een bedrijf
In bedrijven zorgt Power Automate bijvoorbeeld voor een betere samenwerking tussen de verschillende departementen. Situaties waarbij de ene afdeling van een bedrijf zit te wachten op informatie van een andere afdeling herleid je tot een minimum door het programma op een slimme manier in te zetten.
Projectmanagers zijn dol op concrete voorbeelden met grafieken en cijfers
Projectmanagers bijvoorbeeld zijn dol op geautomatiseerde workflows omdat deze op een automatische manier een schat aan informatie bieden. Op basis daarvan kun je als projectmanager zaken bijsturen of extra informatie opvragen. Stel je je voor hoe je volledig automatisch en op basis van data overzichtelijke grafieken kunt creëren of updaten. Welnu, dit kan met deze tool van Microsoft.
Als IT-afdeling processen optimaliseren met Power Automate
Binnen een IT-afdeling heeft het gebruik van het Microsoft-programma aangetoond dat het behoorlijk kostenbesparend kan zijn en de efficiëntie kan vergroten. De IT-diensten verlopen gestroomlijnd en zijn daarnaast ook veiliger. Het is bijvoorbeeld minder vaak nodig om bestanden te delen, met alle risico’s van dien. Wie het nodig heeft, krijgt automatisch een melding als er iets veranderd is. Daardoor is de hele IT-infrastructuur meer eenvoudig te managen en krijg je minder kans op datalekken of andere onveilige situaties. Centrale bestanden gelden als “single source of truth”. Wijzigt iemand er iets in, dan krijgen anderen hier automatisch een melding van.
Repetitieve taken automatiseren binnen de afdeling facturatie
Een afdeling facturering kan zeker ook zijn voordeel doen met geautomatiseerde workflows. Hier helpt deze tool om bijvoorbeeld automatisch herinneringen te versturen. Je kunt dan als ontwikkelaar in Power Automate alle parameters en een e-mailtemplate vastleggen. Zodra je dan je workflow getest en gepubliceerd hebt, doet het programma de rest en hoef je er zo goed als niet meer naar om te kijken. Dit maakt het dagelijkse werk meteen een heel stuk eenvoudiger!
Data en metrics bijhouden om te zien of marketingcampagnes succes hebben
Marketingafdelingen van bedrijven houden erg veel van data en metrics. Wie daar manager is, wil weten hoeveel leads een bepaalde campagne genereert, om maar een voorbeeld te noemen. Dit alles is perfect bij te houden dankzij Microsoft. De tool giet de data dan ook nog eens in een overzichtelijk formaat zodat je in een oogopslag ziet wat je nodig hebt.
Welke voorkennis heb je nodig om te werken met Power Automate?
Wil je concreet aan de slag? Dan is het altijd goed als je kennis hebt van een scripttaal of al enigszins vertrouwd bent met de Microsoft Power Platform Suite. Tegelijk hoef je je daar ook niet door af te laten schrikken. Het programma leidt je stap voor stap doorheen het proces om een workflow te maken. Belangrijker is dat je goed nadenkt over wat je wenst te bereiken en verifieert of dit haalbaar is en toegevoegde waarde heeft voor alle stakeholders. We zien dat het ontwikkelen van requirements vaak meer belangrijk is dan het eigenlijke programmeren.
Werken met kunstmatige intelligentie
Anno 2024 kun je artificiële intelligentie niet meer wegdenken uit onze wereld. AI neemt ook in Power Automate een belangrijke plaats in en je kan helpen om je doelen met deze tool te bereiken. De ingebouwde AI builder helpt je bijvoorbeeld om ook papieren documenten zoals contracten toe te voegen aan je workflows. De AI builder herkent dan via OCR (optical character recognition) wat er in de documenten staat, om op basis daarvan dan Power Automate te laten werken. Om met de AI builder te werken heb je bovendien niet echt programmeerkennis nodig. Alles gebeurt via concrete bouwstenen.
Hoe ga je nu concreet aan de slag?
1. Aanmelden op Microsoft 365
Om te beginnen moet je je in de tool aanmelden. Dit gebeurt typisch met je Windows-ID. Anderzijds moet je ook nagaan of je organisatie je toestemming gegeven heeft om met Power Automate te werken. Je moet over de juiste rol en het juiste profiel beschikken.
Je kunt Microsoft Power Automate vanaf je centrale toegang tot Microsoft-apps, via je Microsoft 365 login.
2. De gebruikersinterface en de beschikbare bibliotheek onderzoeken
Ben je ingelogd, dan is het een goed idee om de gebruikersinterface te verkennen. Er is een schat aan templates en dashboards beschikbaar die de klus heel eenvoudig maken. Heb je een bepaalde workflow in gedachten, dan doe je er dus goed aan om te kijken of deze al bestaat in de bibliotheek van voorbeelden. Je kunt ook aan de hand van enkele building blocks een eenvoudige workflow samenstellen die je daarna nog kunt finetunen. We gebruiken bewust de term “building blocks” of bouwstenen, omdat het opstellen van een workflow wel iets weg heeft van het maken van een creatie met lego of andere bouwstenen.
3. Wat wil je concreet doen en wat wil je automatiseren?
Als je eenmaal toegang hebt en vertrouwd bent met het programma, moet je gaan onderzoeken wat je concreet wil doen. Wil je bepaalde aanvragen automatisch laten goedkeuren? Of wil je een melding krijgen als iemand bijvoorbeeld een bestand aanpast? Het kan allemaal. Dit alles kun je noteren of uitwerken in een presentatie of stroomdiagram.
4. Het eigenlijke werk: de flow opstellen
Daarna is het tijd om de workflow, kortweg flow genaamd, op te stellen. Je hebt hier de keuze om te bepalen of deze flow volledig automatisch werkt, dan wel handmatig of gepland op bepaalde tijdstippen. Elke flow bevat een of meerdere triggers. Dit wil zeggen dat de flow in actie treedt wanneer er een bepaald event getriggerd wordt.
5. Werken met voorwaarden of condities om een flow te triggeren
In de app definieer je vervolgens wat er moet gebeuren. Wat gebeurt er nadat een event getriggerd is? Je bepaalt het hier helemaal zelf.
Bovendien kun je hier ook nog eens condities voor vastleggen. Zo kun je ervoor zorgen dat een trigger enkel tijdens de kantooruren werkt, om maar iets te noemen.
6. Je workflow testen voordat je er live mee gaat
Microsoft laat je toe een ontwikkelde workflow te testen. Dit is altijd een goed idee. Zo kun je de werking van de flow voor een bepaalde tijd observeren en kijken of er niets verkeerd gaat. Je wil bijvoorbeeld niet dat per ongeluk het verkeerde bestand aangepast wordt. Is alles oké, dan kun je overgaan tot de volgende stap.
7. De kers op de taart: het publiceren van de workflow
Deze volgende en ook laatste stap is dan het publiceren van de template. Zodra je dit gedaan hebt, maakt de workflow een volwaardig deel uit van je bedrijfsproces. Gefeliciteerd!
Tailor-IT: jouw partner in opleidingen voor Microsoft Power Automate
Bij Tailor-IT leiden we je graag op tot een gecertificeerde gebruiker van Power Automate. Het is een tool met heel wat mogelijkheden. Maar zoals Spiderman al zei, “With great power comes great responsibility”. Dus als je een krachtige tool gebruikt, kun je maar beter goed opgeleid zijn en over een officieel certificaat beschikken.
Beschik je binnen de organisatie over een medewerker met een dergelijk certificaat, dan weet je dat workflows in goede handen zijn en op een veilige manier ontwikkeld worden. Tailor-IT biedt gestandaardiseerde opleidingen tot Microsoft Power Automate RPA Developer (PL-500). Daarnaast kunnen we ook opleidingen op maat voorzien. Contacteer ons vandaag voor meer informatie!
